Logo Yılsonu İşlemleri

Yılsonu İşlemleri Hakkında Bilinmesi Gerekenler!!!

Yıl sonunu tamamladığımız ve yılsonu işlemlerine başladığımız günlerde size aşağıdaki konular bir nebze olsun yardımcı olacaktır.

            Devir nedir?

            Devir, firmalar için tanımlanmış olan mali yıl sonunda, muhasebe açısından tüm hesapların kapatılması ve resmi belgeler hazırlandıktan sonra muhasebe ve ticari sistem işlemlerinin etkilerinin yeni bir mali döneme açılış işlemleri şeklinde kaydedilmesidir.

            Devirden önce ne gibi hazırlık yapılmalı?

            Devir işlemi yapmadan önce devirle ilgili versiyonun güncel olup olmadığı kontrol edilmeli, mümkünse devir için çıkmış olan versiyonlara geçilmelidir (1.90 yada 2.04 )Devir işleminin yapılacağı firmada hiçbir kullanıcının çalışmaması gerekir. Devir öncesindetüm verilerin yedekleri alınmalıdır. Devirden önce data dosyalarının sağlıklı olduğundan emin olunmalıdır. Firmanın dönemleri arasında devir işlemi yapılacaksa öncelikle yeni dönem açılıp, dönem dosyaları oluşturulmalıdır.

            Devir işlemleri sırasında nelere dikkat edilmeli?

            Devir işlemleri devir dokümanı okunarak yapılmalıdır. Devir işlemi toplu olarak yapılabildiği gibi “Devredilecek bölümler” alanından bölüm seçilerek de yapılmaktadır. Malzeme devrinin miktara göre mi yoksa maliyet hesaplanarak mı, Cari hesap devrinin ödeme/tahsilat mı yoksa son bakiye üzerinden mi yapılacağı müşterinin isteği doğrultusunda belirlenmelidir.

            Dönem Devri ile Firma Devri arasındaki fark nedir?

            Firmanın kendi dönemleri arasında yapılan devir işlemine dönem devri denir. Dönem devri yapılacaksa ilgili firmada devir öncesinde yeni dönem açılmalı ve dönem dosyaları oluşturulmalıdır. Bir firmadaki bilgilerin başka bir firmaya kopyalanması sonrasında yapılan devir işlemine Firma devri denir. Firma devir işlemi aynı veritabanında yapılabildiği gibi ayrı veritabanına da yapılabilmektedir. Dönem devrinde sadece açılış fişleri devredildiğinden daha kısa sürmektedir. Firma devrinde tüm kartlar diğer firmaya kopyalandığından dönem devrinden uzun sürebilir. Dönem devri yapılacaksa sonrasında yeni dönemde kartlar silinmemeli ve değiştirilmemelidir. Firmanın bir sonraki mali dönemde kart bilgileri silinecekse farklı firmaya devir yapılması önerilmektedir.

            Farklı veritabanı kullanılan firmaya devir işlemi nasıl yapılır?

            1.90.00.00 sürümü ile birlikte; Devir penceresinde farklı veritabanı belirtilerek firma kopyalama sonucu devir işlemi yapılabilmesi sağlanmıştır. Belirtilen veritabanının önceden oluşturulmuş olması gerekmektedir.

Devir programı içerisinde sağ tarafta yeni firma için bağlantı bilgileri girilir yani yeni firma için kullanılacak veritabanı adı, sql bağlantısında kullanılacak sql kullanıcısı adı ve sql kullanıcı şifresi girilir. Firma numarasına daha önceden tanımlanmamış yani mevcut olmayan bir firma numarası yazılır,  firma kopyalama ile devir işlemi başlatılır. Detaylar için devir dökümanını inceleyebilirsiniz.

            Devir işlemi sırasında devir öncesi kontrolleri geçmiyorsa ne yapılmalı?

            Devir yapılacak olan firmada Dağıtım emirlerinin kapatılıp kapatılmadığı, Faturalanmamış irsaliyeler olup olmadığı ve Üretim emirlerinin Tamamlandı yada Kapandı statüsünde olup olmadığı kontrol edilerek bir rapor verilmektedir. Bu sorunların olmadığından emin olunmasına rağmen geçilemiyorsa;

Yeni firma için L_CAPIFIRM tablosundaki FIRMYTLSTATUS alanını 11 olarak update edilebilir.

            Malzeme devri sırasında, malzeme negatife düştüğünden devir yapılamıyorsa ne yapılmalı?

            Devir yapılırken “Malzeme Devri” parametresi maliyet üzerinden seçildiğinde, maliyet yöntemine göre negatif seviyeler dikkate alınmaktadır. Eldekilerin Ortalaması , FIFO , LIFO gibi yürüyen maliyet yontemleri seçiliyken devir yapıldığında stok seviyesi dönem sonunda pozitif olsa bile ara tarihlerde negatiflik olması durumunda, maliyet hesaplanmayacağı için miktarlar devredilmez. Kullanılan maliyet yöntemine göre negatife düşen malzemelerinde negatiflik durumu düzeltilerek ya da “Malzeme Devri = Sadece Miktarlar Devredilecek” seçilerek devir yapılabilir.

            Gün İçerisinde Önce Girişler Dikkate Alınsın” parametresi niçin kullanılır?

            Bu filtre ile maliyetlendirme servisi çalıştırıldığında gün içerisinde yapılan hareketlerde önce çıkış sonra giriş yapıldığında ortaya çıkan negatife düşme durumu engellenecek ve maliyetlendirme hesaplanırken önce gün içerisindeki giriş fişlerinin tamamı girmiş olarak kabul edilip çıkış fişlerindeki maliyet bu girişlerin tamamı dikkate alınarak hesaplanacaktır. Eldekilerin Ortalaması Maliyet yöntemi kullanılıyorsa,  bu parametre kullanıldığı zaman yanlış maliyetler çıkabilir kontrol edilerek kullanılmalıdır.

            Sipariş Fişleri ve Konsinye Fişlerin devri nasıl yapılır?

            Onay bilgisi  “Öneri” ve Sevkedilebilir” olan sipariş fişleri devirde dikkate alınır.  Sipariş ve konsinye gibi önceki dönemden bulunan fişler için, “Fiş numaraları = Eski numaralar kullanılacak” parametresi ile devir yapıldığında geçmişe dönük kontrol daha kolay olacaktır. Geçmiş dönemde karşı sipariş oluşturulan siparişler arasında izleme yapıldığından yeni dönemede de devredilerek izleme yapılmaktadır. Konsinye fişleri devredilirken, bir önceki dönemdeki Envanter Miktarı + Konsinye çıkış miktarı olarak devir fişi oluşur. Ayrıca Konsinye çıkış fişleri de aktarılmaktadır.

            Cari Hesap devir işleminde tek bakiye gelmiyorsa ne yapılmalı?

            Cari hesap devrinin tek bakiye üzerinden yapılabilmesi için 1.90 versiyonla birlikte “Son Bakiye Üzerinden (Cari Hesap) (RD’ siz)” seçeneği eklenmiştir.  Bu şekilde devir yapılmasına rağmen tek bakiye gelmiyorsa 2.04 versiyonla birlikte “Son Bakiye Üzerinden (Cari Hesap) (RD’ siz) (Risk Takipsiz)” seçeneği ile devir yapıldığında RD ve Riskleri dikkate almadan devir işlemi yapılarak tek bakiye gelmesi sağlanabilir.

Cari hesap için risk takibi yapılır ve tek bakiye gelmesi isteniyorsa, hareketler içerisinde yer alan “Riski Etkileyecek” işareti önemlidir.  Tüm hareketlerde Riski etkileyecek işareti varsa veya yoksa tek bakiye devretmektedir.

            Cari hesap devrinde vade işlemlerinin gelmesi nasıl sağlanır?

            Devir işlemi Ödeme/Tahsilat üzerinden yapıldığında borç takip penceresinde açıkta kalan borç-alacak hareketlerinin gelmesi sağlanmaktadır. Devir öncesinde devir yapılacak firmada borç takip penceresinde kapatma işlemi yapılmalıdır. Kapatma işlemi yapılmazsa ödeme/tahsilat üzerinden devir yapıldığında tüm borç takip hareketleri devir yapılacak firmaya aktarılmaktadır.

         Devir sonrası birden fazla fiş oluşmaması için ne yapmalı?

             1.90.00.00 sürümü ile birlikte; Devir işlemi yapılırken oluşacak devir/açılış fişlerinin satır sayısı devir programı içerisindeki “Devir fişi satır sayısı” parametresiyle belirlenebilmektedir. Bu parametre öndeğeri 300 olarak gelmekte ancak 1 ile 9999 arası bir değer alabilmektedir.

            Çek/Senet devri sırasında “Beklenmeyen bir hata” ile karşılaşıldığında ne yapılmalı?

            Çek/Senet modülü tek başına devredilemez. Cari hesap, banka ve kasa modülleri ile birlikte devir yapılmalıdır.

            Çek devrinde ciro takip süresi nedir?

            Ciro işleminin yapıldığı tarih ile dönem sonu arasındaki fark burada girilen süreden büyük ise, bu çek/senetlerin devri yapılmaz. Ciro takip süresinde belirtilen gün 31.12.2010 tarihinden geriye doğru çıkartılarak elde edilen tarihten sonraki vadeye denk gelen ciro durumundaki çekler devredilmektedir. En fazla 99 gün yazılabilir.

            Devirden sonra Seri/Lot kullanılan malzemelerinin miktarları gelmiyorsa ne yapılmalıdır?

             Malzeme kartlarının izleme yöntemi “İzleme yapılmayacak” haricinde seçilmiş olan Seri Numaraları, Lot Numaraları ve Seri Grubu izleme yöntemleri SLTRANS tablosundaki kalan miktar bilgisine göre devir yapılmaktadır. Giriş hareketlerinin kalan miktarları 0 yada – değerler alıyorsa devir sırasında devredilmemektedir. Devirden önce SLTRANS tabloları kontrol edilerek kalan miktarları hatalı olanlar update edilmeli ya da negatif olanlar düzeltilmelidir.

            Devir yapıldıktan sonra ortalama ödeme değişiyor, değişmemesi için ne yapmalıyız?

            Ödeme tahsilat üzerinden cari hesap devri yapılması durumunda kaynak fişin tarihinin açılış fişine taşınması 2.04.xx sürümüyle sağlanmıştır.Bu sürümde devir yapılması durumunda açılış fişine kaynak fişin tarihi taşınacaktır.

             Kredi kartı fişlerinin devri yapılabilir mi?

             2.04.xx sürümüyle birlikte kredi kartı fişlerinin yeni firmaya devrinin yapılabilmesi sağlanmıştır. Bu sürüme ait devir.exe kullanılarak yapılan ödeme tahsilat üzerinden devir işleminde önceki firmada açık olan kredi kartı hareketleri yeni firmaya aktarılarak tahsil edilebilmektedir.

            Ödemeli girilmiş sipariş fişleri yeni firmaya nasıl aktarılır?

            2.04.xx sürümüyle birlikte ödemeli siparişler yeni firmaya / yeni döneme ödemeli olarak aktarılmaktadır. Aktarılan ödemeli siparişin değiştirilmemesi sağlandığı gibi silinmesi durumunda da devirden geldiği uyarısı verilecektir. Böyle bir durumda bakiyede tutarsızlık olmaması açısından açılış fişinden manuel olarak sipariş satırının silinmesi gerekmektedir.

             Taksit hareketlerimi yeni dönemde takip edebilirmiyim?

            2.04.xx sürümüyle birlikte kapanmamış taksit hareketlerinin ödeme tahsilat zerinden devir seçeneği ile yeni döneme/ firmaya aktarılması sağlanmıştır. Ödemesi gerçekleşmemiş taksit hareketleri devredilirken kısmi ödeme yapılmış taksitlerininde ödenmemiş kısımları devredilecektir.

            Emanet stoklarımı yeni firmada / yeni dönemde nasıl takip edeceğim?

            Emanet olarak girilmiş stoklara ait faturaları da 2.04.xx sürümüne ait devir.exe ile devir işlemi gerçekleştiğinde girildiği şekilde aktarılacaktır.Emanet stoklara ait faturalar devredilirken fatura numarası sistemdeki numaralardan farklı olacak şekilde taşınmaktadır.Yine faturalar browserında filtreler bölümünde yer alan “Emanet devrinden gelen faturalar gösterilsin :Evet –Hayır “ seçeneğine bağlı olarak browserda listelenmektedir.

         Firma Kopyalamada “Firma Sabit Kıymet Kartları da kopyalanacaktır.” Seçeneğini ne seçmeliyim?

             Firma kopyalama işlemi sırasında kaynak firmadan hedef firmaya sabit kıymet kartları, sabit kıymet kayıtları ve amortisman hesaplamalarının kopyalanıp kopyalanmayacağı ile ilgili seçenek gelir. “Tamam” seçildiğinde tüm sabit kıymet bilgileri kopyalanacaktır. “Vazgeç” seçildiğinde sabit kıymet bilgileri kopyalanmayacaktır. Sabit kıymet kayıtları ile ilgili amortisman hesaplamaları tamamlandıktan sonra kaynak firmadan hedef firmaya sabit kıymet kartları ve hareketleri xml ile aktarılmalıdır.

!!! Sabit kıymetlerin xml ile aktarımı 24 Ocak 2011 tarihinde çıkacak 2.05.00 versiyonu ile birlikte yapılmalıdır. Bu versiyonda alım faturası ile açılmış sabit kıymet kayıtlarının fatura aktarımından bağımsız olarak aktarılması sağlanacaktır.

            Devir parametrelerindeki Sabit Kıymet Devri Yapılsın Parametresi nasıl kullanılmalı?

            Bu parametre devir sonucu oluşacak malzeme devir fişinde, proforma fatura ya da sipariş fişinde sabit kıymetlerinde devredilip edilmeyeceği ile ilgili seçenektir.

Eğer firma kopyalama sırasında “Firma sabit kıymet kartları da kopyalanacaktır” mesajında  Vazgeç seçilirse,  devir parametrelerinde de Sabit Kıymet Devri Yapılsın Parametresi Hayır seçilmelidir.

            ÖTV’li hareketler nasıl devredilir?

            ÖTV‘li malzemeler için malzeme devir işlemi sonucu oluşan devir fişinde; malzeme maliyeti ve ÖTV maliyeti ayrı olarak tutulmaktadır. Birim fiyatlar; ÖTV maliyeti hariç olarak hesaplanmaktadır. Açılış fişi satırında ve fiş toplamlarında ÖTV (ek vergi tutarı) ayrıştırılarak da listelenir. ÖTV maliyeti, maliyet raporlarında ya da çıkış işlemlerine maliyet atanması durumunda malzeme maliyetine eklenerek işleme katılır.

            Depozitolu olarak hareket görmüş malzeme işlemleri nasıl devredilir?

            D tipi (Depozitolu olarak hareket görmüş) satırlara sahip işlemler devir sırasında dikkate alınmamaktadır. Bu nedenle bu tip stokların fiili ve gerçek stok durumu devir sonrası farklı olabilir

Leave a Reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir